Neue Mitarbeiter einarbeiten und integrieren – oder auch “an Bord holen”

In diesem Artikel möchte ich dir Tipps geben, wie du neue Mitarbeiter einarbeiten und in deine Unternehmung integrieren kannst. Zuvor definiere ich die Begrifflichkeiten und ordne die Bedeutung ein.

„Einarbeitung ist die Integration von neuen Angestellten in eine Organisation, die ersten Erfahrungen mit der Unternehmenskultur, der Unternehmenspolitik und den Abläufen und Feinheiten in Bezug auf die eigene Position sowie daran geknüpften Anforderungen.“[1]

Einarbeitung, also die Integration neuer Mitarbeiter in ein Team, ist ein wichtiger Prozess des strategischen Managements. Diesem wird leider häufig zu wenig Beachtung geschenkt. In vielen Unternehmen erfolgt lediglich eine Einweisung in den Arbeitsbereich. Doch wenn jemand neu an einen Arbeitsplatz kommt, steht er vor vielen weiteren Herausforderungen, die ohne die Unterstützung erfahrener Kollegen nicht zu meistern sind. Deshalb sollte jeder, der ein neues Mitglied in sein Team aufnimmt, sich zuvor den Integrationsprozess planen. In diesem Artikel findest du Anregungen, wie neue Mitarbeiter am besten in ihrer neuen Position ankommen. Das ist wichtig, damit sie dem Unternehmen nach möglichst kurzer Zeit ihr gesamtes Potenzial an Arbeitskraft zur Verfügung stellen können.

Begrifflichkeiten verstehen

Im US-amerikanischen Raum und Australien wurde der Begriff „Onboarding“ geprägt, welcher das „An-Bord-nehmen“ von neuen Mitarbeitern bezeichnet. Gemeint ist hierbei jedoch nicht nur das Einstellen von neuem Personal, sondern besonders deren Integration in das Unternehmen und das Team.[2]

Ich verwende den Begriff „Onboarding“ synonym zu dem deutschen Begriff „Integration“. Davon grenze ich die Begriffe „Einarbeitung“ und „Einweisung“ ab, da diese sich auf die fachliche Integration reduzieren.

Onbardee-Experience beschreibt die Wirkung der Aktivitäten des neuen Arbeitgebers auf den neuen Mitarbeiter.

Neue Arbeitsverhältnisse in Zahlen

Im Jahr 2015 traten in Deutschland 3,4 Millionen Menschen eine sozialversicherungspflichtige Arbeitsstelle an;[3] 2016 waren es 3,65 Millionen.[4] Alle diese Menschen waren an ihrem neuen Arbeitsplatz mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, bei denen sie auf die Unterstützung von Vorgesetzten und Kollegen angewiesen waren. Diese Herausforderungen betreffen sowohl das fachliche Wissen, welches sich angeeignet werden muss, als auch das organisatorische Zurechtfinden und Erspüren von sozialen Konstellationen und Umgangsweisen unter den Unternehmenszugehörigen. Es gibt also jede Menge Bedarf und gute Gründe, neue Mitarbeiter gründlich einzuarbeiten. Die Managementberatung Mühlenhoff + Partner kam in einer Langzeitstudie im Jahr 2008 zu der Erkenntnis, dass es in vielen Fällen und Unternehmen bereits in der Probezeit zum Beenden des Arbeitsverhältnisses kommt.[5] Als Grund dafür wird an erster Stelle eine fehlgeschlagene Integration durch planloses Vorgehen in der Einarbeitungszeit genannt.

Absprünge in der Probezeit verursachen hohe Folgekosten

Ein Fünftel der von der Managementagentur befragten Unternehmen gab an, dass bei ihnen die Trennungsquote in der Probezeit zwischen 5 und 10 % liegt. Die durch eine erfolglose Stellenbesetzung entstehenden Kosten beziffert ein Drittel der Befragten mit 75.000 bis 100.000 Euro.[6] Eine andere Quelle schätzt Kosten in Höhe von 17.500 Euro für einen Facharbeiter und 130.000 Euro für eine Führungskraft.[7] Diese Zahlen zeigen, welche hohen Kosten zusätzlich zum Auswahlprozess auf das Unternehmen zukommen können, auch wenn der vermeintlich richtige Bewerber gefunden und eingestellt wurde. Neue Mitarbeiter gründlich einarbeiten ist und bleibt ein entscheidender Erfolgsfaktor!

Es kann jedoch auch sein, dass der neue Mitarbeiter unzufrieden ist, doch aufgrund fehlender Alternativen auf dem Arbeitsmarkt nicht direkt wieder kündigt. Das Ergebnis ist eine unmotivierte Arbeitsweise, in der der Mitarbeiters sein Potenzial nicht ausschöpft. Die Folgen sind neben hoher Fluktuation abfallende Produktivität und sinkende Wirtschaftlichkeit.[8] Dies sind jedoch nicht nur die Folgen von ungenügender Integration, sondern können auch auf ein nicht-zusammen-passen von Stelle und Stelleninhaber hindeuten. Auf die Optimierung des Auswahlprozesses von Mitarbeitern gehe ich in einem anderen Beitrag ein.

Ein Integrationsprozess teilt sich in drei Phasen auf. Diese sind wie folgt:

1. Vor dem ersten Arbeitstag: Die Vorbereitungsphase

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben. Nun gilt es den zukünftigen Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Das heißt, dass dem Mitarbeiter alles bereitgestellt wird, was er in den ersten Wochen und Monaten voraussichtlich brauchen wird.

Der neue Mitarbeiter sollte auf seinen ersten Arbeitstag vorbereitet werden: Wann soll er sich wo einfinden? Was soll er mitbringen? Wie kann er sich auf seine Ankunft vorbereiten?

Das Ziel muss sein, dass sich der neue Mitarbeiter auf seinen neuen Job freut und keine Angst vor dem ersten Arbeitstag, mit all dem Unbekanntem, entwickelt.

Tipps zur Vorbereitungsphase habe ich in diesem Video aufgenommen.


2. Die ersten Arbeitstage und die Orientierungsphase

Der neue Mitarbeiter verbindet mit dem „Empfang“ die Grundhaltung, mit der ihm im neuen Unternehmen begegnet wird. In den meisten Unternehmen ist die Begrüßung am ersten Tag Chefsache.

Das Wichtigste am ersten Arbeitstag ist nicht die Vermittlung von fachlichem Wissen, sondern das Gefühl des neuen Mitarbeiters. Er oder sie muss sich emotional aufgenommen und akzeptiert fühlen.

Im nächsten Schritt erfolgt der organisatorische Teil der Integration. Dem neuen Kollegen müssen alle nötigen Informationen zur Verfügung gestellt und gegebenenfalls erklärt werden. Ziel dieser Orientierungsphase ist das Vertraut machen mit der neuen Umgebung, den Kollegen und den Arbeitsabläufen.

Tipps zum ersten Arbeitstag habe ich in diesem Video aufgenommen.


3. Weitere Wochen und Monate: Einarbeitung und Integration

Bei der fachlichen Integration ist darauf zu achten, dass das Niveau der gestellten Aufgaben niedrig beginnt, um Erfolgserlebnisse zu garantieren, und dann in einem für den Mitarbeiter geeignetem Maße stetig angehoben werden, damit er nicht unterfordert wird und sich langweilt.

Die Führungskraft sollte sich in regelmäßigen Gesprächen mit dem neuen Mitarbeiter erkundigen, um den Verlauf der Einarbeitung zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen und zu korrigieren.

Tipps für die ersten Wochen und Monate habe ich in diesem Video aufgenommen.


Was du immer beachten solltest:

Für jeden neuen Mitarbeiter ist aufgrund seiner Vorbildung und Qualifikation eine individuelle Einarbeitung nötig.

Nur ein Mitarbeiter, der gern zur Arbeit geht, kann sein volles Potenzial ausschöpfen und bleibt dem Betrieb langfristig erhalten.

[1] Onpulson o. J.

[2] Vgl. prosoft 2017.

[3] Vgl. Brenzel et al. 2016.

[4] Vgl. Bossler et al. 2017.

[5] Vgl. Mühlenhoff et al. 2008.

[6] Befragt wurden 85 Personalverantwortliche aus Unternehmen in Deutschland. Umsatzgröße der befragten Unternehmen: 63 % bis 500 Mio. Euro, 37 % 500 bis 2.500 Mio. Euro. Ein Viertel der Unternehmen beschäftigt zwischen 1.000 und 5.000 Mitarbeiter, das sind 13 % mehr als 10.000, 57 % bis 1.000 und 5 % zwischen 5.000 und 10.000. Untersuchungszeitraum: September bis November 2007. Vgl. Mühlenhoff et al. 2008.

[7] Vgl. Berthel et al. 2003, S. 230 f.

[8] Vgl. Graf 2014, S. 2.

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