Onboarding – Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen wäre ein Schiff. Jeden Tag stechen Sie in See um den Zweck Ihres Unternehmens zu erfüllen. Ihre Mitarbeiter sind die Matrosen. Ohne diese können Sie das Schiff nicht steuern. Denn wie die Matrosen auf dem Schiff hat auch bei Ihnen im Unternehmen jeder Mitarbeiter seine Aufgaben, seinen Arbeitsbereich und seine Zuständigkeiten.

Und nun, eines Tages, heuern Sie einen neuen Matrosen an. Der aber weiß von all den Abläufen auf Ihrem Schiff nichts.

Dieser Beitrag startet an dem Punkt, an dem ein neuer Mitarbeiter ein Jobangebot angenommen hat. Das ist in der Regel der Moment, indem die Person den Arbeitsvertrag unterschreibt. In diesem Moment wird die Person vom Bewerber zum Mitarbeiter. Ich möchte Ihnen aufzeigen, warum es so wichtig ist, sich mit dem Thema Integration neuer Mitarbeiter auseinanderzusetzen.

Onboarding als Teil der Personalgewinnung

Viele Arbeitgeber glauben, dass das Recruiting jetzt abgeschlossen ist. Sie haben einen neuen Arbeitsvertrag geschlossen und eine freie Stelle besetzt. „Na dann kann es ja losgehen!“. Ja und nein. Denn nach dem Personalfindungsprozess schließt sich nahtlos der Einarbeitungs- und Integrationsprozess an. Für die Phase der ersten Tage, Wochen und Monate in einem neuen Arbeitsumfeld gibt es den englischen Begriff „Onboarding“. Dieser bedeutet so viel wie jemanden „an Bord nehmen“.

Beim Onboarding geht es nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern um viel mehr. Nämlich der sozialen Integration in das bestehende Team und die Bindung an das Unternehmen. Die meisten Neueingestellten haben den Beruf erlernt, den sie ausüben sollen, oder haben zumindest schon in einer ähnlichen Position gearbeitet. Die Person bringt also in der Regel das fachliche Können mit. Natürlich kann es auch im Fachlichen hier und da noch Nachholbedarf geben. Fachwissen und Fähigkeiten werden entweder durch Kollegen vermittelt oder müssen bei Fort- und Weiterbildungen erworben werden.

Menschen sozial integrieren

Wie sieht die soziale Integration konkret aus? Der neue Mitarbeiter muss die sozialen Gepflogenheiten und den gewünschten Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden erlernen. Damit meine ich die Abstimmung mit Kollegen, das Arbeiten in neuen Gruppen und die Gewohnheiten und typischen Abläufe des Unternehmens. Ganz wichtig ist auch, dass der oder die Neue sich eine eigene Position innerhalb der Unternehmensstruktur erarbeitet. Also ein Standing aufbaut.

Dazu müssen sich alle Kollegen untereinander kennen, oder zumindest voneinander wissen. Ziel der sozialen Integration ist es, dass der neue Mitarbeiter ein „Wir-Gefühl“ entwickelt. Das heißt, er wird als Teil der Gemeinschaft akzeptiert und sieht sich auch selbst als ein Teil des Unternehmens.

Die Werte vermitteln

Der dritte Schwerpunkt im Onboarding liegt auf der Vermittlung der Werte des Unternehmens. Im Idealfall wurde schon vor der Einstellung darauf geachtet, dass die Werte von Mensch und Unternehmen größtenteils übereinstimmen. Ich glaube, dass beide Seiten nur gemeinsam zufrieden und erfolgreich sein können, wenn ihnen die gleichen Dinge wichtig sind.

Wenn Mensch und Unternehmen also grundsätzlich für die gleiche Sache stehen, dann braucht es bei der werteorientierten Integration nur noch ein „Fein-Tuning“. Der Mitarbeiter lernt in diesem Prozess also, wie er sich verhalten sollte und worauf bei der Arbeit besonderer Wert gelegt wird. Dazu gehören auf die Führungsgrundsätze und Leitlinien der Unternehmenskultur.

In diesem Video habe ich die soziale, die fachliche und die werteorientierte Einarbeitung ebenfalls erläutert.

Gründe für Kündigungen während der Probezeit

Meiner Erfahrung nach fokussieren sich die meisten Arbeitgeber auf die fachliche Einarbeitung ihrer Mitarbeiter und behandeln die soziale und werteorientierte Integration stiefmütterlich. Das bestätigt auch eine Studie softgarden1[1]  aus dem Jahr 2018. Die drei am häufigsten genannten Gründe für den Abbruch des Arbeitsverhältnisses sind: 1. Arbeitsatmosphäre, 2. Verhalten des/der Vorgesetzten und 3. Verhalten der Kollegen/des Teams.

Ein Personalbeschaffungsprozess ist erst dann abgeschlossen, wenn die neue Arbeitskraft ihre volle Leistungsfähigkeit in das Unternehmen einbringen kann. Ein sorgfältiger Auswahlprozess der Bewerber ist nicht ausreichend. Damit ein neuer Mitarbeiter seine volle Arbeitsleistung in das Unternehmen einbringen kann, muss er systematisch eingeführt werden. Damit spielt die Einführungsphase eine sehr wichtige Rolle in der Personalbindung.

Im Jahr 2016 waren mehr als dreieinhalb Millionen[2] Menschen an ihrem neuen Arbeitsplatz mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, im Zusammenhang mit denen sie auf die Hilfe ihrer Vorgesetzten und Kollegen angewiesen waren.

Die schon erwähnte Studie von softgarden hat ebenfalls herausgefunden, dass 11,6 % der befragten schon einmal während der ihrer ersten 100 Tage im neuen Job gekündigt haben. Weiter 15,7 % gaben an, in dieser Zeit zumindest darüber nachgedacht haben zu kündigen. Einige der letzten Gruppe haben dann aber wenig später den Arbeitsplatz erneut gewechselt.

Daraus können wir ableiten: In den ersten Wochen in einer neuen Stelle entscheidet sich, ob neue Mitarbeiter eine Bindung an den Arbeitgeber aufbauen – oder eben nicht. Die Anfangszeit am neuen Arbeitsplatz entscheidet darüber, wie stark sich ein Arbeitnehmer mit der Unternehmung identifiziert.

Systematische Integration

Wenn Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag zu Ihnen kommt, kennt er noch keinen Kollegen – abgesehen von denen, die er im Auswahlprozess kennengelernt hat. Außerdem findet er sich in den Räumlichkeiten nicht zurecht, kennt keine Werkzeuge, keine Fahrzeuge und weiß auch nicht, wo er was finden kann. Das alles muss ihm nach und nach nahegebracht werden.

Erst wenn ein Mensch über alles Bescheid weiß, kann seine Arbeit wirklich richtig machen. Deshalb müssen Sie als Arbeitgeber einen Weg finden, wie Sie dem Neuen alle Informationen so geben können, dass er sie dann hat, wenn er sie benötigt. Wenn Sie diese Sache nicht ernst nehmen, sich nicht genügend Zeit nehmen für eine intensive Integration, kann es sein, dass der neuen Mitarbeiter Ihr Unternehmen schon nach kurzer Zeit wieder verlässt. Oder schlimmer: er bleibt, aber arbeitet ineffizient.

Das Einarbeitungskonzept als professioneller Leitfaden

Eine Hilfestellung für einen erfolgreichen Onboardingprozess ist das Einarbeitungskonzept. Das Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter wird mit dem Ziel erstellt, die soziale und fachliche Integration zu professionalisieren. Ein detaillierter fachlicher Plan, an dem sich der Mitarbeiter orientieren kann, ist unverzichtbar, um die Qualität und den Erfolg der Einarbeitung zu gewährleisten. Weiterhin soll der Arbeitnehmer eine hohe Bindung an das Unternehmen entwickeln und sich aktiv und motiviert einbringen. Diese Dinge führen zur Zufriedenheit und erhöhen die Arbeitsproduktivität des Mitarbeiters.

Durch ein Einarbeitungskonzept, welches nach den genannten Zielen ausgerichtet ist, wird ein wichtiger Grundstein für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten gelegt. Die Integration der Neuanfangenden wird durch verschiedene Vernetzungsmaßnahmen abteilungsübergreifend gefördert. Es wird ein Verständnis für die Unternehmensziele und -werte angestrebt, mit welchem sich bestenfalls identifiziert wird. Nur wenn ein Mitarbeiter die Zusammenhänge erkennt, kann er sie für sich nutzen und im Sinne der Unternehmung in seine Arbeit mit einfließen lassen.

Durch Checklisten für die einzelnen Schritte der Eingliederung, wie z. B. die Begrüßung und die Vorstellung der organisatorischen Besonderheiten, sowie Willkommenspakete wird eine mangelnde Einweisung durch Vergessen einzelner oder mehrerer Informationen verhindert.

Darüber hinaus stellt ein systematisch und logisch aufgebautes Einarbeitungskonzept einen Teil des Qualitätsmanagements dar, welches die Erfolgskontrolle der einzelnen Elemente fordert. Das Unternehmen kann durch gezielte Integrierung einen Wettbewerbsvorteil erlangen, indem es als Arbeitgeber seinen guten Ruf festigt.

Dieser Artikel stammt von Elisa Rehse, Expertin für modernes Personalmanagement im ländlichen Raum. „Ich helfe Unternehmen durch eine überzeugende Strategie die passenden Mitarbeiter zu gewinnen und damit ihren Erfolg und gleichzeitig die Zufriedenheit zu steigern.“ Weitere Informationen unter www.elisa-rehse.de/angebote

Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Ostdeutschland, Barnim, Uckermark, Oberhavel, Vorpommer-Greifswald, Mecklenburgische Seenplatte


[1] softgarden e-recruiting gmbh, „Die ersten 100 Tage im Job aus Sicht der Bewerber“ Studie aus 2018

[2] Vgl. Bossler et al. 2017.

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