Wie viel Fluktuation kostet und warum Sie sie vermeiden sollten

Wie viel Fluktuation kostet und warum Sie sie vermeiden sollten

Es gibt mehrere Gründe, die für eine sorgfältige Personalauswahl, eine gezielte Integration neuer Mitarbeiter und die langfristige Zufriedenstellung von Mitarbeitern spricht. Einer davon ist die Wahrscheinlichkeit von Fluktuation der Mitarbeiter.

Was Fluktuation kostet

Fluktuation bedeutet, dass Mitarbeiter ihren Arbeitgeber verlassen. Sie wird als Prozentzahl angegeben und beschreibt damit den Teil der Mitarbeiter, die über einen bestimmten Zeitraum kündigen.

Einer Studie von softgarden aus dem Jahr 2018 zufolge verlässt jeder fünfte neu eingestellte Mitarbeiter schon während der Probezeit in den ersten sechs Monaten das Unternehmen wieder.

Es liegt also an Ihnen als Arbeitgeber, Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an, an sich und Ihr Unternehmen zu binden. Das geht am besten emotional. Wer es schafft, dass seine Mitarbeiter als Team zusammenhalten, voll hinter den Zielen des Unternehmens stehen und zur Unternehmenskultur passen, der braucht sich keine Sorgen um genügend eigene Fachkräfte zu machen.

Betrachten wir die Einstellung von neuem Personal einmal aus der wirtschaftlichen Perspektive. Denken Sie mal an den letzten Mitarbeiter den Sie neu eingestellt haben. Wie viel hat Sie das Ganze gekostet? Beginnen wir mit der Stellenanzeige, die erst einmal geschrieben und dann veröffentlicht werden muss. Bei der aktuellen Arbeitsmarktlage müssen Sie manche Stellen sogar zwei, drei oder viermal ausschreiben, bis sich jemand Geeignetes bewirbt. Vielleicht haben Sie auch einen Personaldienstleister genutzt, einen sogenannten Headhunter. Die übernehmen für Sie die aktive Suche nach einem geeigneten Kandidaten, wollen aber bei erfolgter Einstellung mit mindestens drei Bruttomonatsgehältern dafür entlohnt werden. Danach wenden Sie Zeit für Bewerbungen lesen und aussortieren auf. Später laden Sie Kandidaten ein, führen Gespräche und lassen sie vielleicht einen oder mehrere Tage auf Probe arbeiten.

Fakt ist, dass Ihnen während der gesamten Recruiting- und Onboarding-Prozesse enorme Kosten entstehen und Ihnen gleichzeitig Einnahmen entgehen. Eine unbesetzte Stelle kann keine Umsätze erwirtschaften, das ist noch am ehesten nachzuvollziehen. Je länger eine Stelle vakant ist, desto länger haben Sie Umsatzeinbußen. Doch das ändert sich nicht, sobald Sie die Stelle besetzt haben. Studien zufolge dauert es im Durchschnitt bis zu einem Jahr, bis ein neuer Mitarbeiter sein volles Potenzial und das der Stelle ausfüllen kann. Das bedeutet, dass das Unternehmen in diesem ersten Jahr auch noch verringerte Umsätze erwirtschaftet.

Um diese gesamten Kosten der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu beziffern habe ich verschiedene Quellen herangezogen. Die Beträge sind ganz unterschiedlich. Der Studie eines renommierten deutscher Personalmanagement-Experten kommt man im Durchschnitt auf Fluktuationskosten von rund 43.000 Euro.[1] Diese Zahl ist in erster Linie abhängig von der Stelle, weiterhin auch von der Unternehmensgröße und der Branche. Bei Führungskräften und Vertrieblern liegen diese Kosten meistens um ein Vielfaches höher. Eine andere Quelle beispielsweise schätzt Kosten in Höhe von 17.500 Euro für einen Facharbeiter und 130.000 Euro für eine Führungskraft.[2] Dazu kommen die Zeit und die Nerven, die Sie investiert haben.

Wie sich die Fluktuationskosten zusammensetzen

Obwohl die Höhe der Kosten wie gesagt stark variiert, möchte ich meinen Lesern eine Idee geben, welche Kosten entstehen können, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die Kosten für Mitarbeiterfluktuation zusammensetzen:


Eigene Darstellung in Anlehnung an Günther Wolf 2017

* Wird ein Headhunter beauftragt erhöhen sich die Kosten um ca. 38.000 €

Gerne erläutere ich die einzelnen Arten von Fluktuationskosten, wie sie auch in der genannten Studie erfasst wurden.

  1. Direkte Austrittskosten sind beispielsweise die Entgeltfortzahlung bei Freistellung, Kosten durch Krankmeldung, nachträgliche Karenzentschädigung, Anwalts- und Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, Abfindungen und Sonderkosten.
  2. Indirekte Austrittskosten sind im Wesentlichen die Personalkosten beteiligter Mitarbeiter. Dazu zählen zum Beispiel Abstimmungsgespräche zwischen Personalabteilung und dem Vorgesetzten, Austrittsgespräche, Informationen an Kollegen, Kunden und Lieferanten, die Rückgabe von überlassenen Gegenständen, die Umverteilung von Aufgaben und anfallende Überstunden der verbleibenden Kollegen.
  3. Direkte Such- und Auswahlkosten setzen sich zusammen aus Kosten der Stellenanzeigen und Personalberater, Schriftverkehr, Honorare für Auswahlverfahren, das Einholen von Referenzen, Informationsmaterial für Bewerber, Auslagenerstattung an Bewerber und Kosten für Interimspersonal.
  4. Indirekte Such- und Auswahlkosten sind wiederum die Personalkosten der internen Mitarbeiter. Diese sind im Prozess beschäftigt mit Stellenbeschreibung prüfen und Stellenanzeigen formulieren und verbreiten, eingegangene Bewerbungen sichten, Vorauswahl durchführen, Auswahlverfahren vorbereiten und durchführen, Abstimmung mit Betriebs- und Personalrat, Zu- und Absagen verfassen und versenden.
  5. Direkte Eintrittskosten sind zum Beispiel höheres Entgelt des Neueingestellten, Kosten für Schulung und Weiterbildung des Neuen, Willkommenspaket, Beteiligung an Heimreisen und Hotelkosten etc.
  6. Indirekte Eintrittskosten stellen den zeitlichen Aufwand der Beteiligten dar. Dazu gehören unter anderem das Erfassen der Personalstammdaten in der Personalakte, das Erstellen des Arbeitsvertrages, die Übergabe der Arbeitsmaterialien, diverse Anmeldungen durchführen, Hilfe bei der Wohnungssuche, den Arbeitsplatz einrichten, das Onboarding durchführen, interne Schulungen und Feedbackgespräche.
  7. Die Opportunitätskosten stellen den höchsten Betrag in der Berechnung der Fluktuationskosten dar. Sie setzen sich zum größten Teil aus dem Produktivitätsverlust zusammen, auf welchen ich weiter unten noch genauer eingehe.
  8. Der Aufschlag für Fehlbesetzung wird pauschal gebildet, für den Fall das Fluktuationskosten erneut anfallen. Laut zitierter Studie liegt die Wahrscheinlich für die Besetzung einer Stelle mit einer ungeeigneten Person bei rund 20 %. Mit dieser Wahrscheinlichkeit scheidet der neue Mitarbeiter vorzeitig aus und die Stelle ist erneut vakant. 

Diese Kosten steigen von Jahr zu Jahr. Daher empfehle ich jedem Unternehmer, zu berechnen, wie hoch die Fluktuationskosten im eigenen Unternehmen sind. Dadurch wird klar, wie viel es sich rein finanziell lohnt, in die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Bindung und letztlich auch in die gewissenhafte Auswahl und das Onboarding neuer Mitarbeiter zu investieren.


[1] Wolf, G., Mitarbeiterbindung, Haufe Lexware, 2017, https://io-group.de/fluktuation-fluktuationskosten-verdeckte-gewinnvernichtung/

[2] Vgl. Berthel, J. & Becker, F. G., 2003. Personalmanagement: Grundzüge für Konzeptionen betrieblicher Personalarbeit. 7. Auflage Hrsg. Stuttgart: Schäffer-Poeschel.

1 softgarden e-recruiting GmbH, „Die ersten 100 Tage im Job aus Sicht der Bewerber“ Studie aus 2018


Wenn Sie weiter wissen wollen, wie sich der hohe Betrag für Produktivitätsverlust zusammensetzt, schauen Sie sich dieses Video von mir an: https://youtu.be/vQE4DHJejaQ

In meinem YouTube-Kanal finden Sie diesen Blog-Artikel auch noch als Video: https://youtu.be/EVHk6Au33Hw

Dieser Artikel stammt von Elisa Rehse, Expertin für modernes Personalmanagement im ländlichen Raum. „Ich helfe Unternehmen durch eine überzeugende Strategie die passenden Mitarbeiter zu gewinnen und damit ihren Erfolg und gleichzeitig die Zufriedenheit zu steigern.“ Weitere Informationen unter www.elisa-rehse.de/angebote

Ich bin unterwegs in Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Ostdeutschland, Barnim, Uckermark, Oberhavel, Vorpommern-Greifswald, Mecklenburgische Seenplatte

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